Главная » Статьи » Рефераты » Без категории |
Должностная инструкция – главный организационно –правовой документ, регламентирующий деятельность секретаря. Должностная инструкция – документ длительного пользования и применяется до замены новой должностной инструкции. Поэтому к её составлению следует отнестись с большой ответственностью. Что в должностной инструкции записано, то и спросится. Какие права в ней даны, те Вы и имеете. Секретарь должен знать: постановления, распоряжения, приказы и др. руководящие нормативные документы вышестоящих и др. органов, касающиеся организации делопроизводства; государственную систему документационного обеспечения управления; стандарты Унифицированной системы организационно-распорядительной документации; структуру организации; организацию делопроизводства в организации; схемы документооборота; порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности; сроки и порядок сдачи дел в архив; системы организации контроля за исполнением документов; оргтехнику и др. средства механизации управленческого труда; основные экономики, организации производства, труда и управления; законодательства о труде и охране труда РФ; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда, техники безопасности производственной санитарии, противопожарной защиты. Квалификационные характеристики секретаря, секретаря-машинистки и секретаря-стенографистки фактически аналогичны с добавлением машинописного оформления документов у секретаря-машинистки и стенографирования у секретаря-стенографистки. Поэтому достаточно воспользоваться одной из этих квалификационных характеристик. Например, должностные обязанности секретаря-машинистки даны так: выполняет функции по обеспечению обслуживания работы руководителя организации или её подразделений; получает для руководителя сведения от работников подразделений, вызывает их по его поручению; организует телефонные переговоры руководителя; принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие руководителя принятые сообщения и доводит их до его сведения; следит за обеспечением руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя; передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам; печатает по указанию руководителя различные материалы; ведет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет её систематизацию в соответствии с принятым в организации порядком и передает после её рассмотрения руководителям подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы, либо подготовки ответа, следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль; принимает документы на подпись руководителю; организует прием посетителей, содействует оперативности и выполнению просьб и предложений работников; формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность в установленные сроки и сдает в архив. Должен знать: постановления, распоряжения, приказы и др. руководящие нормативные документы вышестоящих и др. органов, касающиеся организации делопроизводства; руководящий состав организации и её подразделений; машинопись, правила орфографии и пунктуации, порядок расположения материала при печати различных документов; правила печатания деловых писем и использования типовых форм; правила эксплуатации организационной техники; стандарты, унифицированные системы организационно-распорядительной документации; основы организации труда; законодательство о труде и охрана труда РФ; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты. | |
Просмотров: 289 | |
Всего комментариев: 0 | |